CPQ und Produktkonfigurator – Entwickeln Sie ihren Vertrieb in 7 Schritten zur Goldgrube 

CPQ Teil 1: Strategie und Zielbild.

 Die klare strategische Ausrichtung und die verbindliche Formulierung der Ziele halte ich für einen zentralen Punkt in jedem CPQ-Projekt. In Projektanfragen im Umfeld CPQ Produktkonfigurator erleben wir jedoch häufig folgende Ausgangssituationen, z.B. im O-Ton der Anfragen:

• „Die Technik unterstützt in unserem Unternehmen zunehmend den Vertrieb in der Angebotsbearbeitung. Darüber hinaus dauert der Angebotsprozess viel zu lange, die Kunden erwarten schnell einen ersten individuellen Vorschlag. Hier müssen wir gegensteuern.“
• „Wir konfigurieren bereits seit Jahren in SAP LO-VC (oder in einem beliebigen anderen ERP-System), allerdings ist uns das zu aufwendig und der Vertrieb ist damit nicht zufrieden. Wir wollen einen Vertriebskonfigurator vorschalten.“
• „Im Konzern haben wir verschiedene Konfigurationssysteme im Einsatz, die alle gepflegt werden müssen. Wir haben uns dazu entschlossen, die Systeme und verteilten Daten zu einem Standard zu konsolidieren, ähnlich unserer CRM- oder ERP-Strategie.“
• „Wir haben einen neuen Produktbaukasten entwickelt und wollen diesen jetzt im Vertrieb konfigurierbar bereitstellen. Hierzu beabsichtigen wir, einen Konfigurator einzuführen, andernfalls ist der Vertrieb kaum in der Lage, den Baukasten „in den Markt“ zu tragen“.

Obwohl die Frage- und Aufgabenstellungen teilweise IT-lastig formuliert sind, handelt es sich in CPQ-Projekten im ersten Schritt noch nicht um ein IT-Projekt. Ein CPQ Produktkonfigurator -Projekt ist zunächst einmal ein Change-Projekt mit einer klaren Zielvorgabe für die gesamte Vertriebs- und Front-End-Prozesskette bis hin zur ERP-Stückliste.

• Formulieren Sie daher zunächst Ihre Strategie und quantifizieren Sie konkrete CPQ-Ziele.
• Starten Sie Ihr CPQ-Projekt niemals als IT-Projekt. Es sei denn, Sie wollen ihren Status Quo in einer neuen, womöglich ungeeigneten Software zementieren.

Der entscheidende erste CPQ – Schritt sollte immer folgende Frage behandeln: Wo stehen wir heute mit unseren Vertriebsprozessen und wo wollen wir morgen sein?

Hierzu ist es hilfreich ein Anforderungsprofil zu erstellen. Bereits hier sind viele Kunden überfordert. Gründe dafür sind, dass das Top-Management zu wenig über die Möglichkeiten moderner CPQ-Systeme weiß oder das Projekt als IT-Projekt „wegdelegiert“ wird und die Fachbereiche zwar über den Status Quo klagen, sich aber an der Umsetzung kaum beteiligen. Zudem findet so ein Projekt nur alle 5 bis 10 Jahre in einem Unternehmen statt.

Klären Sie zunächst die Ziele und schreiben Sie nieder (eine Seite genügt, wird dadurch verbindlicher): Was sind die konkreten Ziele, die wir mit der Einführung einer CPQ-Software erreichen wollen? Was ist anders nach einer erfolgreichen Einführung im Vergleich zu heute? Was sind die messbaren Ergebnisse? Welche Verbesserungen sollen erreicht werden?

Als Leitfaden und Checkliste sehen wir folgende Punkte als elementar in der strategischen Ausrichtung an (Auszug):

Kunden und Märkte für die Konfiguration segmentieren:

Wer sind Ihre Kunden und welche Kunden-/ Marktsegmente sollen unterstützt werden? Welche Produkte (Neumaschinen, Mietgeschäft, Service, Ersatzteilgeschäft, sonstige Dienstleistungen) wollen Sie mit CPQ unterstützen? Welche Vertriebs-Prozesse müssen Sie dann mit einer CPQ-Lösung wie unterstützen?

Komplexe Produkte strukturieren und konfigurieren

Sie bieten komplexe Produkte und konfigurierbare Dienstleistungen an? Nicht alles, was konfigurierbar ist, sollte auch konfiguriert werden.

Wie komplex und wie gängig sind die Produkte, die Sie anbieten? Kategorisieren Sie und gehen Sie differenziert vor. Alles nach „Schema F“ führt nicht zum Ziel. Nur, wie lassen sich Ihre Produkte hinsichtlich ihrer Komplexität aus Sicht CPQ kategorisieren?

Eine von mehreren Möglichkeiten könnte so aussehen:

Kategorie 1: Selektion

• PTO-Produkte (pick to order):
• Beispiel 1: Kundenneutrale Produktvarianten, preiswerte Markeneinstiegsprodukte in Stückzahlen produziert und als Abwehr gegen Billiganbieter
• Beispiel 2: Einfache gängige Variantenprodukte, Komponenten wie Antriebe oder Pumpen

Kategorie 2: einstufige Konfiguration

• CTO-/ATO-Produkte (Configure/Assemble to order):
• Beispiel: Einfach konfigurierbare Endprodukte wie Getriebemotoren oder einfache Werkzeugmaschinen mit kundenneutralen und endausgeprägten Modulen und Komponenten

Kategorie 3: ein- bis zweistufige Konfiguration mit leichten ETO-Umfängen

• ATO/ETO-Produkte (bis hin zu Engineer to Order)
• Beispiel: Einfache, teilweise kundenspezifisch anzupassende Produkte wie Verpackungsmaschinen

Kategorie 4: mehrstufige Konfiguration mit ETO-Umfängen

• Mehrstufig konfigurierbare CTO-/ATO-/ETO-Produkte
• Beispiel: Komplexe Anlagen mit ausgeprägten kundenspezifischen ETO-Umfängen

Kategorie n:

• vielstufige Konfiguration bis hin zur Mengengerüstgenerierung im Großanlagenbau.

Ebenso können Dienstleistungsprodukte wie Mietgeschäft oder Service-Dienstleistungen sowie Vertragsbestandteile kategorisiert und konfigurierbar aufbereitet werden.

Mit CPQ Produktkonfigurator Prozesse beschleunigen und digitalisieren:

CPQ Produktkonfigurator / Produktkonfiguration soll die Komplexität des Vertriebsvorgangs für den Anwender reduzieren. Durch den geführten Vertriebsprozess (Guided Selling) sollen Vertriebsmitarbeiter, Partner und Kunden mit wenigen Fragen (aus Sicht des Kunden, Anwendungssicht) zu einer präferierten Lösung gelangen.

Das Back-Office, die Technik und der Vertriebsmitarbeiter werden deutlich entlastet. Der Mitarbeiter kann in gleicher Zeit mehr Kunden bedienen, die Zahl der Angebote erhöhen und mittels Treffergenauigkeit auch die Erfolgsquote schrittweise verbessern. Für den eigentlichen Vertrieb bleibt deutlich mehr Zeit. Nach und nach verbessern sich Umsatz und Rendite.

Effizienzsteigerung und Wachstumsbeschleunigung mit einem CPQ Produktkonfigurator:

Prozessoptimierung mittels CPQ (Configure Price Quote), Guided Selling und automatisiertem Pricing:

• Schnellere Angebotserstellung durch automatisierte Angebotskonfiguration (Von Tagen auf Stunden oder von Stunden auf Minuten)

• Entlastung von Routinetätigkeiten im Vertrieb, im Produktmanagement und im Engineering

• Schnellere Wandlung vom Angebot zum Auftrag durch Integration in CRM und ERP

• Einfache Webportale für Partner und Kunden entlasten den Vertrieb

• Hierdurch können mehr Angebote pro Mitarbeiter erstellt werden und für den eigentlichen Vertriebsvorgang mit den Kunden steht zudem noch mehr Zeit zur Verfügung

Effektivität und Qualität verbessern mit digitalisierten Vertriebsprozessen:

Verbesserte Ergebnisse auf Grund genauer technischer Produktkonfiguration:

• Fehlerfreie, technisch geprüfte und exakt bepreiste hochwertige Angebote (right the first time)

• Einsatz wenig qualifizierter Vertriebsmitarbeiter in Wachstumsregionen wird ermöglicht

• Reproduzierbarkeit durch technische Produktkonfiguration (Ergebnisse sind personenunabhängig)

• Fehlervermeidung, Technische Klärung und Plausibilitätsprüfung durch Angebotskonfiguration bis hin zur Spezifikationskonformität

All diese Vorzüge haben natürlich einen erheblichen Aufwand zur Folge. Je nach Frequenz, Komplexität und Hitrate samt Angebotsaufwand und Auftragsaufwand gehen erfahrene Firmen in den Produktfeldern hinsichtlich der Konfigurationstiefe und des Umfangs unterschiedlich vor.

Pricing optimieren

Schnelle Budget-Angebote können nur mit einer reduzierten Merkmalsbewertung bei hoher Preisgenauigkeit in einem Bruchteil der Zeit erstellt werden.

Komplexe Produkte lassen sich erfahrungsgemäß bereits im frühen Angebotsprozess mit etwa einem Drittel der Auftragsmerkmale ausreichend genau bepreisen. Wenn Sie zudem eine Übersetzungsschicht (Kundenapplikation auf technische Konfiguration) einbauen, können die relevanten Merkmale nochmals reduziert werden.

Mittels eines ausgeklügelten Portfolio-Pricings lassen sich zudem die Margen deutlich verbesseren. Kombinierte Cost-plus- und Value-Based-Pricing-Strategien führen erfahrungsgemäß zu einer deutlich besseren Rendite durch Einsatz einer CPQ-Software.

Aktives Produkt- und Portfoliomanagement durch Produktsteuerung

Durch entsprechende Lösungsräume und Autorisierungsstufen lassen sich Vertriebsregeln zu Merkmalen wandeln und für Nutzer integrieren.

• CPQ führt den Verkäufer gezielt zu den relevanten, richtigen und bevorzugten Verkaufsmöglichkeiten.

• Zudem wird der Vertrieb unterstützt, das Service-Geschäft, Zubehör- und Ersatzteilgeschäft zu optimieren. Die Systemunterstützung CPQ Produktkonfigurator forciert die Verkaufsgelegenheiten und verhindert, dass diese ungenutzt bleiben.

• In vergleichbaren Branchen sind die Abschlüsse im Volumen größer, wenn bereits eine CPQ-Lösung im Einsatz ist und gezielt für Cross- und UP-Selling aufgebaut wurde – analog Amazon ….Kunden die das gekauft haben, haben auch diese…..

Vertriebssteuerung und User-Rollen erhöhen die Qualität:

Durch Autorisierungsregeln und Nutzerkonzepte können Lösungsräume gesteuert und je nach Qualifikation differenziert freigegeben werden. Gleichermaßen können langwierige Genehmigungs- und Freigabeprozesse beschleunigt werden.

Zudem unterstützen seitens der Technik erstellte Regelwerke den Vertriebsmitarbeiter bei komplexen Fragenstellungen und kostspielige Fehlerquoten insbesondere bei unerfahrenen Mitarbeitern werden vermieden. Die Angebote sind nicht mehr von einzelnen Mitarbeitern abhängig. Bei gleicher Anfrage wird ein gleiches Angebot erstellt. Nachträgliche Claims und teure Nachbesserungen werden minimiert.

Auch werden bei der Auftragswandlung mithilfe einer geeigneten Schnittstelle der manuelle Aufwand und eine weitere Fehlerquelle durch Mehrfacheingaben vermieden.

Und zu guter Letzt lassen sich wenig qualifizierte Mitarbeiter sehr schnell zu fähigen und motivierten Vertriebsmitarbeitern in Wachstumsregionen ausbilden.

Erfahrungsgemäß sind Mitarbeiter nach einer Einarbeitungsphase viel motivierter, werden entlastet und treten sicherer im Vertriebsprozess auf und können sich auf den Kunden und die Kernarbeit im Vertrieb konzentrieren.

IT und Systemarchitektur

Zementieren Sie nie den Status Quo und vermeiden Sie Customizing soweit wie möglich. Suchen Sie den geeigneten Variantenkonfigurator nah an Ihren Anforderungen aus Produkt- und Prozesssicht.

Die Komplexität in der Variantenkonfiguration lässt sich beherrschen, wenn es gelingt, den richtigen Variantenkonfigurator bzw. Angebotskonfigurator auszuwählen und diesen mit einfachen Schnittstellen zu integrieren.

Eingebettet in einer schlanken IT-Umgebung, klar definierten Schnittstellen und den geeigneten Umgang mit Daten im Sinne eines „Single Source of Truth“ bzw. „Master Data Management“ sind Voraussetzungen für den Aufbau einer soliden und tragfähigen Variantenkonfiguration mit CPQ – integrierter Software.

Ersetzen Sie verteilte Systeme und verteilte Datenbanken durch einen integrierten Lösungsansatz mit einer „single source of truth“, pflegen Sie Produkt- und Preisdaten an einer Stelle und trennen Sie Daten, Regelwerke und Oberflächen.

In der folgenden Ausgabe werden wir uns mit Anwenderprozessen und dem geführten Produktvertrieb befassen